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Anglais pratique

Ecrire un mail en anglais : guide complet

Quelles sont les formules de politesses en anglais lorsque l'on écrit un mail à un colègue ? Et à un ami ? Comment modifier le ton de son écriture selon le destinataire ou le sujet du message ? Pas de panique ! Lisez cet article pour y voir plus clair !

    Lexique

    Voici pour commencer quelques mots de vocabulaire autour du champ lexical du mail en anglais :

    • Sender : Expéditeur
    • Recipient : Destinataire
    • Send: Envoyer
    • Receive : Recevoir
    • Sent : Envoyé
    • Received : Reçu
    • E-mail address : Addresse e-mail
    • Subject : Objet
    • Attached file : Pièce jointe
    • Draft : Brouillon

    Ecrire un objet

    Comme en français, l’objet de votre mail en anglais est composé différemment selon l’intention de votre message (postuler à une offre, répondre à une question, etc.). Il est très important car il influe grandement sur la décision du destinataire lorsqu’il s’agit d’ouvrir votre mail.

    Voici quelques termes basiques pour vous aider à composer votre objet :

    • Request : Demande
    • Application (for) : Candidature (pour)
    • Contact : on behalf of : Prise de contact : de la part de
    • Claim : Réclamation

    Les formules de politesse

    Les formules de politesse dans un mail en anglais dépendent de la région du monde où on se trouve. Avant d’envoyer un mail à une personne étrangère, il vous faudra vous renseigner sur les différentes pratiques nécessaires pour s’adresser à votre interlocuteur. Au Royaume-Uni par exemple, les mails professionnels sont beaucoup moins formels qu’en France et il ne faut pas s’étonner de voir des formules plus familières.

    En résumé, les différences culturelles sont un élément essentiel à prendre en compte lorsque vous rentrez en contact avec quelqu’un.

    Pour écrire un mail professionnel en anglais

    Plusieurs manières de dire bonjour peuvent être utilisées selon le degré de proximité entre vous et votre interlocuteur. Pour un mail professionnel (à un client, dans le cadre d’une candidature), on privilégiera les suivantes :

    • Dear Sir or Madam : Cher Monsieur ou Madame (à utiliser si vous ne connaissez pas le destinataire)
    • Dear Mr/Mrs Jones : Cher Monsieur/Madame Jones (similaire à la formule précédente, à utiliser si vous connaissez votre destinataire)
    • Hello Mr/Mrs Jones : Bonjour Monsieur/Madame Jones (formule assez neutre, se situant entre le formel et l’informel, sans pour autant être trop risquée)

    Si vous n’avez aucune idée de l’identité de votre destinataire et ne voulez prendre aucun risque, la formule la plus formelle qui existe est la suivante :

    • To whom it may concern : A qui de droit

    Il est également tout à fait acceptable d’utiliser l’une des formules suivantes en s’accordant au moment de la journée :

    • Good morning : Bon matin
    • Good afternoon : Bon après-midi
    • Good evening : Bonsoir

    Pour écrire un mail personnel en anglais

    Les formules suivantes sont réservées aux situations dans lesquelles vous connaissez personnellement votre destinataire, ou alors si votre mail est envoyé en dehors du cadre professionnel. Vous pouvez donc utiliser ces termes :

    • Hello Jack : Bonjour Jack (comme dit précédemment, cette formule est assez universelle donc elle peut aussi être utilisée pour s’adresser à une personne familière)
    • Hi Jack : Salut Jack (plutôt informel, à utiliser si vous avez déjà échangé avec la personne en question)

    L’accroche

    L’accroche est une partie essentielle d’un mail en anglais car elle sert de transition entre la formule de politesse et le contenu de votre message. Il est donc important de faire en sorte que cette simple phrase s’inscrive naturellement dans la continuité du niveau de discours que vous avez choisi.

    Voici pour ce faire quelques expressions à utiliser, allant de la plus à la moins formelle :

    • I hope this email finds you well : J’espère que vous vous portez bien
    • How are you ? : Comment vas-tu/allez-vous ?
    • How is it going ? : Comment ça va ?
    • Long time no see ! : Ca fait longtemps !

    Le contenu

    Pour introduire le contenu de votre message, plusieurs options se présentent à vous, selon l’objet de votre échange. La plupart du temps, ces phrases contiendront les termes suivants : I am writing to you for/because… : Je vous/t’écris pour/car…

    Voyons au cas par cas les manières d’entamer et de poursuivre un mail de manière à ce que votre destinataire comprenne clairement votre intention.

    Prise de contact

    Dans le cas d’une prise de contact, le message se déclinera en fonction du contexte dans lequel vous avez obtenu les coordonnées de votre destinataire. Voici quelques expressions à utiliser :

    • I am writing to you on behalf of… : Je vous écris de la part de…
    • I was referred to you by… : J’ai été référé à vous par…
    • Your name was given to me by… : Votre nom m’a été donné par…

    Réponse à un mail

    Lorsque l’on répond à un mail professionnel en anglais, il est de mise de remercier le destinataire pour l’attention qu’il a porté à la demande qui lui a précédemment été adressée. Pour cela, on utilise les formules suivantes :

    • Thank you for your consideration regarding… : Merci pour votre considération au sujet de…
    • Thank you for your quick reply : Merci pour votre réponse rapide
    • Thanks for getting back to me : Merci d’être revenu vers moi (un peu moins formel, mais gardez à l’esprit que cette formulation est assez courante dans un contexte anglosaxon)

    Vous pouvez poursuivre avec l’expression :

    • In response to your previous email… : En réponse à votre/ton précédent mail…

    Informations

    Communiquer une information

    Il est important de bien savoir communiquer une information, particulièrement en anglais car la plupart du temps, l’action prise en conséquence par votre interlocuteur dépend essentiellement de votre capacité à exprimer clairement les enjeux dont il est question.

    Pas de panique cependant ! Il existe un tas d’expressions qui conviendront certainement au contexte de votre message. En voici quelques-unes :

    • I am writing to let you know that… : J’écris pour vous informer que…
    • I am delighted to let you know that… : J’ai le plaisir de vous announcer que…
    • I regret to inform you that… : Je regrette de vous informer que…
    • Just a note to say… : Juste un message pour dire… (plutôt informel)

    Demander une information

    Voyons maintenant comment formuler une requête dans un mail en anglais. Voici quelques formules à utiliser (dans un ordre de formalité décroissant) :

    • I would be grateful if you could… : Je vous serais reconnaissant si vous pouviez…
    • Would you be so kind as to… : Auriez-vous l’amabilité de…
    • I was wondering if you could… : Je me demandais si vous pouviez…
    • Could you please give me some information about… : Pourriez-vous m’informer à propos de…
    • I would like to know… : J’aimerais savoir…

    Remerciements

    Voici quelques expressions pour remercier votre interlocuteur :

    • I would like to express my gratitude for… : Je souhaite vous exprimer ma gratitude pour… (très formel)
    • I would like to thank you for… : Je voudrais vous remercier pour…

    Candidature

    En réponse à une offre

    Dans le cas d’un mail en réponse à une offre, il s’agira d’indiquer au destinataire l’endroit où vous avez trouvé l’offre en question :

    • With reference to your advertisement on [nom du site où figurait l’offre], I am interested in applying… : En référence à votre offre sur [nom du site], je suis intéressé pour postuler…

    Spontanée

    Pour rédiger un mail de candidature spontanée, il faut faire preuve d’un peu plus d’adresse. En effet, votre message doit comporter toutes les informations que vous souhaitez transmettre à votre destinataire tout en restant assez concis pour maximiser les chances de lecture par ce dernier.

    Après avoir usé des formules de politesse vues un peu plus haut et décrit en une phrase le lien existant entre votre domaine d’expertise et l’entreprise à qui vous vous adressez, il est de mise de définir vos intentions en usant par exemple de la phrase suivante :

    • I am writing to enquire about the possibility of an opening as a [nom/type de poste] : Je vous écris pour me renseigner sur la possibilité d’une ouverture en tant que…

    Vous pouvez ensuite vous présenter un peu plus en détail et orienter le lecteur vers votre CV (que vous aurez préalablement joint à votre mail).

    Mail de plainte

    En tant que client, il peut arriver que vous deviez formuler une plainte au service après-vente d’une entreprise. Si vous manquez de chance, il est possible que le département chargé du traitement des plaintes soit exclusivement anglophone. Voici quelques expressions pour vous tirer d’affaire :

    • I am writing to complain about… : Je vous écris pour me plaindre de…
    • I am writing in connection with my [nom du produit]… : Je vous écris à propos de mon…

    Retrouvez ci-dessous un petit lexique pour parler du problème lié à votre produit :

    • Faulty : Défectueux
    • Damaged : Endommagé
    • In poor condition : En mauvaise condition

    Vous pouvez ensuite formuler une demande d’intervention de cette manière :

    • I would like the product to be replaced as soon as possible : Je souhaiterais que le produit soit remplacé dès que possible
    • I would like an immediate refund : Je voudrais un remboursement immédiat

    Conclusion et formules de politesse

    Parler d’une pièce jointe

    • Please find attached : Veuillez trouver ci-joint
    • I am forwarding you : Je vous transfère
    • Hereby attached : Ci-joint
    • I am attaching … to this email : Je joins à cet mail…
    • I have attached : J’ai joint (plutôt informel)

    Conclure

    Pour conclure un mail, on peut tout d’abord remercier le destinataire :

    • Thank you for your consideration
    • Thank you in advance for
    • Thank you for your help

    On peut ensuite inviter le lecteur à répondre ou à reprendre contact d’une autre manière :

    • If you need any further information, please feel free to contact me : Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter
    • Do not hesitate to contact me again : N’hésitez pas à me recontacter
    • I remain at your desposal : Je reste à votre disposition

    Formules de politesse

    Comme pour les formules de politesse introductives, il y a mille manières de s’adresser à un interlocuteur en anglais. S’il s’agit d’un mail professionnel en anglais, il est préférable d’utiliser une expression plutôt formelle. La plus commune et la plus appropriée est Kind regards (cordialement). Une variante un peu moins formelle est Best regards. Certaines personnes utilisent seulement le mot Regards mais il s’agit à notre humble avis d’une formule assez antipathique (et même plutôt snob !).

    Voici quelques variantes :

    • Sincerely : « Sincèrement » = respectueusement
    • Cordially : Cordialement

    Si vous attendez une réponse de la part de votre interlocuteur, vous pouvez utiliser l’expression suivante :

    • I am looking forward to hearing from you : Dans l’attente d’une réponse de votre part

    Si vous souhaitez formuler ces expressions de manière plus familière, vous pouvez dire :

    • Hope to see you soon ! : A bientôt jespère !
    • See you soon ! : A bientôt !
    • Bye ! : Au revoir !

    Astuce de rédaction

    Félicitations ! Vous avez à présent toutes les cartes en main pour rédiger un mail en anglais. Mais avant de passer aux exemples, il est important que vous preniez connaissance d’une petite règle de rédaction.

    Si vous avez déjà quelques notions en anglais, plus particulièrement à l’oral, vous êtes peut-être déjà familier avec la notion de contraction dans le discours. En effet, il est très courant d’employer cette méthode pour prononcer les formules suivantes plus rapidement :

    • I am → I’m
    • You are → You’re
    • I have → I’ve
    • I cannot → I can’t

    Bien que cette notion puisse également être utilisée à l’écrit, il est de notre devoir de vous mettre en garde quant à son utilisation dans un contexte très formel.

    Ainsi, même s’il est dans la plupart des cas tout à fait acceptable de rédiger un mail de cette manière (encore plus si votre interlocuteur sait que l’anglais n’est pas votre langue maternelle), nous vous conseillons de préférer la forme entière de ces expressions si vous pensez que votre interlocuteur s’attend à un niveau de discours très solennel de votre part.

    Evitez : Thanks Utilisez plutôt : Thank you

    Evitez : I’m writing to you Utilisez plutôt : I am writing to you

    Evitez : I’d like to know Utilisez plutôt : I would like to know

    Exemple de mail dans les différents registres

    Mail formel

    Dear Mr Clapton,

    I hope this email finds you well.

    Thank you for your prompt reply regarding the information about the Financial advisor position. I am wondering if you could give me the contact of the service manager so I can discuss the details with him.

    Looking forward to hearing back from you,

    Kind regards,

    George Benson

    Mail informel

    Hi Jim !

    Long time no see, hope you’re doing well !

    I’ll be back in town this week-end for the festival, are you still going ? If not, we should definitely meet for a drink near your flat. I would love to catch up with you !

    Let me know what your plans are so we can organise something !

    See you soon !

    Michael